AI-fakturakontroll på Samgräv bygger grund för en mer skalbar ekonomifunktion

På Samgräv har en tidigare manuell fakturakontroll fått stöd av AI. Lösningen hjälper ekonomifunktionen att granska mer systematiskt, identifiera avvikelser och minska personberoendet. För Bellman Group öppnar projektet samtidigt för något större: möjligheten att hantera växande volymer med bättre kontroll och att återanvända erfarenheterna i fler delar av koncernen.

När en verksamhet växer ökar också mängden information som behöver kontrolleras. Leverantörsfakturor ska stämmas av mot utfört arbete, skillnader ska utredas och rätt underlag finnas inför beslut. Om varje kontroll bygger på manuella jämförelser och enskilda medarbetares kunskap riskerar administrationen att bli en begränsning.

Det var den utmaningen Samgräv tog sig an tillsammans med WeApp. Utgångspunkten var ett konkret behov i ekonomifunktionen: att få en bättre och mer konsekvent fakturakontroll utan att samtidigt bygga in mer administration.

Ett återkommande arbete med tydlig förbättringspotential

Tidigare jämförde medarbetarna fakturor med uppgifter i ordersystemet, med stöd av bland annat Excel och manuella summeringar. Arbetet krävde både tid och god kännedom om hur informationen var organiserad.

En särskild utmaning var att fakturan och ordersystemet beskrev samma verksamhet på olika sätt. På fakturan kunde bilarnas körningar ligga utspridda på enskilda rader. I ordersystemet var uppgifterna i stället summerade per bil och datum. För att avgöra om fakturan stämde behövde informationen först sammanställas och göras jämförbar.

I genomgången av ekonomiska och administrativa arbetsuppgifter bedömdes både hur ofta uppgifterna utfördes och hur mycket arbete de krävde. Fakturaavstämningen framstod som ett relevant område att börja med. Därefter undersöktes hur processen fungerade och om nödvändiga data gick att nå i källsystemen.

”Det intressanta är kanske inte hur mycket man sparar på en enskild faktura utan hur man kan bygga en mer skalbar ekonomifunktion.”

Anna Müllerström, Ekonomichef på Samgräv

Verksamhetens kunskap blev en del av lösningen

Utvecklingen skedde tillsammans med ekonomifunktionen. Medarbetarna visade hur de arbetade, vilka bedömningar de gjorde och vad som behövde hända när uppgifter inte stämde överens. Den kunskapen användes för att utforma reglerna för kontrollen.

Mikael Sjövind från WeApp lyfter en grundläggande fråga i arbetet: ”Vad är en korrekt sanning?” En AI kan inte på förhand känna till verksamhetens riktlinjer eller avgöra vilka uppgifter som ska väga tyngst i en viss situation. Det måste organisationen definiera.

För projektet innebar det att teknik och verksamhetsutveckling behövde gå hand i hand. Tillgång till data var en förutsättning, men också en gemensam förståelse för vad som faktiskt skulle kontrolleras. Steg för steg undersöktes osäkerheter och olika delar av processen testades.

Systematisk granskning med människan kvar i beslutet

Lösningen arbetar som ett stöd till ekonomifunktionen. Den läser fakturor, söker information i ordersystemet och sammanställer en rapport som en medarbetare kan bedöma och agera på. AI används för att hantera varierande fakturaunderlag, medan beräkningar kan genomföras enligt fasta regler.

Ansvaret för vad som ska göras med fakturan ligger kvar i organisationen. Det tillkommande kontrollstödet hjälper medarbetarna att identifiera fakturor som kräver extra uppmärksamhet och att koncentrera arbetet till avvikelser.

Enligt Samgrävs ekonomichef Anna Müllerström har projektet bidragit till en mer systematisk granskning och ett minskat personberoende. Fler kan utföra uppgiften med stöd av samma kontrollunderlag. Ekonomifunktionens resurser kan därmed riktas mot sådant som behöver utredas eller justeras, medan mindre tid behöver läggas på rutinmässiga jämförelser.

För en koncern med ambition att utveckla sin effektivitet är kombinationen betydelsefull. Lägre administrativ belastning behöver förenas med tillförlitliga underlag och tydligt ansvar. Här har bättre kontroll varit ett uttalat mål redan från början.

Testning byggde förtroende i vardagen

Under testfasen fortsatte medarbetarna att kontrollera fakturor på det tidigare sättet. Resultaten jämfördes sedan med lösningens granskning. Det gav möjlighet att undersöka om samma slutsatser nåddes och att bedöma utfallet i konkreta situationer.

Testfallen omfattade olika typer av fakturor och varierande komplexitet. Anna beskriver också tillfällen där lösningen uppmärksammade sådant som den manuella kontrollen inte hade fångat.

Det arbetssättet gjorde det möjligt att bygga förtroende genom praktisk användning. Medarbetarna kunde pröva resultaten mot sin egen erfarenhet, samtidigt som utvecklingen förankrades i verksamhetens faktiska behov.

Bättre insyn i processerna bakom fakturan

Projektet har också gett insikter om kvaliteten i ordersystemets uppgifter. När en leverantörsfaktura ska jämföras med verksamhetens egen information blir det tydligt hur väl den informationen är underhållen och om den finns tillgänglig vid rätt tidpunkt.

Det öppnar för förbättringar tidigare i arbetsflödet. Om återkommande avvikelser kan kopplas till hur order registreras eller kompletteras finns möjlighet att utveckla arbetssätten där problemen uppstår. Rapporterna ger dessutom underlag för att analysera mönster över tid.

På så sätt kan fakturakontrollen bidra till mer än hanteringen av enskilda fakturor. Den kan också ge bättre insyn i processer som påverkar ekonomifunktionens arbete och visa var ytterligare förbättringar kan vara värdefulla.

En grund för fortsatt utveckling inom Bellman Group

Fakturakontrollen är implementerad på Samgräv. Nästa möjlighet är att undersöka hur grundmodellen kan användas i fler bolag inom Bellman Group. Mikael beskriver det som ett ”chassi”: en teknisk grund och ett arbetssätt som kan utvecklas för fler tillämpningar.

Projektet har byggt erfarenhet av att nå centrala källsystem, däribland Business Central och ordersystemet, formulera regler tillsammans med verksamheten och testa resultaten. Samtidigt behöver varje fortsatt införande ta hänsyn till bolagens olika affärsmodeller, fakturatyper och risker.

”Dels har vi börjat att bygga en teknisk förmåga, man kan kalla det för ett chassi nästan. En grundplatta som vi kan ta vidare i fler tillämpningar.”

Mikael Sjövind, Solutions Architect på WeApp

Anna illustrerar potentialen med ett scenario: vid 200 000 fakturor inom Bellman Group skulle motsvarande tidsbesparing kunna frigöra omkring 16 000 timmar. Det är en uppskattning av en möjlig koncerneffekt, inte en uppmätt besparing från en genomförd koncernutrullning.

Frigjord tid är samtidigt en kapacitetsfråga. När ekonomifunktionen kan lägga mindre arbete på återkommande avstämningar finns större utrymme att hantera avvikelser och stödja verksamheten. Hur stor effekten blir i fler bolag beror på deras förutsättningar och på hur lösningen anpassas. Det fortsatta arbetet behöver därför bygga vidare på samma princip som i Samgräv: förstå processen, pröva utfallet och låta verksamhetens krav styra tillämpningen.

För Bellman Group ligger projektets strategiska värde i förutsättningarna för en mer skalbar organisation. Samgräv har tagit ett konkret steg mot att kunna hantera större fakturavolymer utan en motsvarande ökning av det manuella kontrollarbetet. Erfarenheterna ger koncernen en grund att bygga vidare på när den utvecklar sin effektivitet, kontroll och kapacitet för fortsatt tillväxt.