Så testar Bellman Group AI för mer tid i produktionen

Ett examensarbete vid Högskolan Väst visar hur en avgränsad AI-copilot kan minska tiden för dagrapportering och kontraktskontroll. För Bellman Group är projektet också ett exempel på hur ny teknik kan prövas metodiskt, nära verksamheten och med tydliga krav på informationssäkerhet.

Dokumentationskraven växer

En platschef i ett större entreprenadprojekt har sällan en stillsam arbetsdag. Ett arbetsskift kan börja redan vid fyra eller fem på morgonen med uppstartsmöten, fortsätta ute i produktionen och avslutas med rapportering om dagens arbete, avvikelser och förändringar. Under dagen ska information samlas in från förare, maskinister och arbetsledning och sedan föras vidare i rätt format.

Dokumentation är nödvändig. Den ger beställaren spårbarhet, visar vad som har utförts och skapar underlag för beslut och uppföljning. Samtidigt tar den tid från platschefens viktigaste uppgift: att vara närvarande i produktionen och se till att arbetet drivs säkert, effektivt och enligt plan.

Det var utgångspunkten när Bellman Group tillsammans med studenten Saad Awwad vid Högskolan Väst genomförde ett 16 veckor långt examensarbete. Målet var att undersöka om AI kunde minska den administrativa belastningen utan att tumma på tydlighet, noggrannhet eller kontroll.

Problemet först och tekniken sedan

Projektet började inte med att välja en AI-tjänst. De första veckorna ägnades åt att förstå arbetsdagen, kartlägga processerna och identifiera grundorsakerna till att vissa moment tog mycket tid. Saad tog fram intervjufrågor, besökte flera arbetsplatser och talade återkommande med platschefer och arbetsledare.

”Vi vill ge tillbaka tid till platschefen så att mer av dagen kan läggas ute i produktionen, samtidigt som kunden får rätt dokumentation i rätt tid och med rätt kvalitet.”
Mathias Cederblad, affärsområdeschef på Bellman Group

Två arbetsflöden valdes ut

Intervjuerna pekade på två återkommande och tidskrävande uppgifter: att skapa dagrapporter och att kontrollera om ett visst arbete ingår i kontraktets omfattning. Det blev den första avgränsningen för en AI-copilot riktad till platschefer och arbetsledare.

I delen för kontraktskontroll kan användaren ställa en konkret fråga om ett planerat moment. Prototypen söker i det relevanta kontraktsunderlaget och svarar med en förklaring. Om underlaget är otydligt ska användaren uppmanas att lyfta frågan till ansvarig chef. Lösningen ersätter alltså inte det professionella omdömet eller den formella beslutsgången. Den gör det snabbare att hitta rätt underlag och visar när en människa behöver ta över.

I delen för dagrapportering matar användaren in vad som har utförts. Copiloten strukturerar informationen och skapar ett rapportutkast i PDF-format. Innehållet kan även kontrolleras mot uppdragets omfattning för att markera sådant som behöver verifieras innan rapporten godkänns och skickas vidare.

73 procent kortare tid i studiens tester

Prototypen utvecklades i flera steg. Olika lösningar prövades, testades med platschefer och justerades utifrån deras återkoppling. I examensarbetets tester minskade tidsåtgången för de utvalda administrativa momenten med 73 procent. De flesta deltagarna uppgav också att de skulle kunna tänka sig att använda prototypen även innan den hade utvecklats till en färdig produkt.

Resultatet ska ses för vad det är: ett lovande utfall från ett avgränsat proof of concept, inte ett löfte om samma effekt i varje projekt. Nästa steg kräver fortsatt validering i fler miljöer, med fler användare och olika typer av kontrakt. Men studien visar att tekniken kan ge ett konkret stöd när problemet är väl definierat och lösningen byggs tillsammans med dem som ska använda den.

”När vi hade förstått problemet kunde vi bygga rätt lösning. I testerna minskade tidsåtgången med 73 procent, samtidigt som noggrannheten stod i centrum.”
Saad Awwad, student vid Högskolan Väst

Informationssäkerhet är en del av lösningen

Bellman Group omsatte cirka 4 miljarder kronor 2025 och har omkring 800 medarbetare. I en verksamhet av den storleken kan kontrakt och projektdata inte hanteras i vilka AI-tjänster som helst. Informationsflödet, lagringen och åtkomsten ingick därför i projektets kravbild från början.

Prototypen prövades i en avgränsad miljö och matades med utvalda dokument för att ge relevanta svar och minska risken för felaktiga slutsatser. Lösningar som inte mötte säkerhetskraven valdes bort. Samtidigt behölls människan i kontroll genom principen att kontrollera, godkänna och gå vidare.

Detta är viktigt även ur ett investerarperspektiv. Ny teknik kan bidra till lägre administrativ belastning, bättre kvalitet och mer konsekventa arbetssätt, men värdet uppstår först när införandet är styrt, mätbart och förenligt med bolagets risknivå. Projektet visar hur Bellman Group arbetar som en påläst beställare av teknik: med ett definierat problem, tydliga krav, tester i liten skala och beslut baserade på resultat.

Vad kunden kan vinna

För Bellman Groups kunder handlar nyttan om mer än sparad intern tid. En platschef som snabbare kan dokumentera dagens arbete får mer tid ute på arbetsplatsen. Ett tydligt kontraktsunderlag gör det lättare att uppmärksamma förändringar och lyfta frågor i tid. Standardiserade rapportutkast kan dessutom bidra till jämnare kvalitet och snabbare återkoppling.

Det gör Bellman Group till en tydligare part i projektet. Kunden möter en leverantör som känner till uppdragets ramar, kan redovisa vad som har hänt och använder moderna verktyg för att förbättra genomförandet. Tekniken ska stödja relationen och produktionen, inte skapa ytterligare ett system som personalen måste administrera.

Nästa steg mot en digital platschef

Bellman Groups långsiktiga mål är att utveckla ett bredare digitalt stöd för platschefer och arbetsledare. Den testade copiloten är ett steg i den riktningen. Koncernen undersöker också var AI kan minska tid och kostnader eller höja kvaliteten i andra delar av verksamheten, både i projekten och på kontoren.

Potentialen är skalbar eftersom behovet av dokumentation och kontraktskontroll finns i flera verksamheter. Samtidigt ska varje användningsområde bedömas för sig. Mathias Cederblad beskriver AI som ett nytt verktyg i verktygslådan: ibland räcker hammaren, ibland kan spikpistolen göra jobbet snabbare. Det avgörande är att veta vilket verktyg som passar uppgiften och att använda det säkert.

För en entreprenadkoncern är det en jordnära syn på teknikutveckling. Börja ute i verkligheten, förstå processen, testa effekten och skala först när lösningen håller. Då kan AI frigöra mer tid där Bellman Group skapar störst värde för kunden: i produktionen.